任务常常恰好在背景最有价值的时候消失。建议已经交付、缺陷已经修复、产品已经发布，于是任务离开当前视图。几个月后，结果还在，通往结果的路径却不见了。
反过来，把每个已完成任务都变成长期文档，也没有好多少。它会制造一个庞大却难以找到重点的档案。有用的知识，需要选择。
“完成”带来的问题
任务系统关注注意力：展示未完成的事，把完成的事移开。知识系统关注找回：保存材料，并提供稳定的查找路径。如果把完成和保留当作两个独立决定，这两个目标就可以共存。
完成一个任务，意味着它不再需要当前的注意力。保留它的背景，意味着其中某些内容可能帮助未来的工作。两者不应自动绑定。
什么值得保留
留下那些能够减少未来不确定性，或避免重复劳动的内容：
- 决定：选择、有意义的备选方案、约束和理由。
- 依据：研究、观察、来源链接、截图和计算。
- 解释：某件事如何运作，或某个问题为什么发生。
- 可复用材料：清单、模板、查询语句、代码和已经写好的表达。
- 失败经验：哪些方式没有奏效，以及为什么不合适。
不要仅仅因为一件事发生过，就把它保留下来。值得保留的理由，是重新打开这些背景很可能帮助以后的决定或行动。
有选择地保留
1. 在工作中记录背景
事后补文档成本很高，因为细节已经开始淡去。资料、决定和思考出现时，就把它们留在任务里。
2. 正常完成任务
不要把完成变成一套漫长的归档仪式。结果完成了，就把任务标记为完成。
3. 看见未来价值时，再关联主题
添加标签，是有意识地把材料放进一个持续积累的知识主题。当同一个任务在不同情境下都有用时，可以使用多个标签。
4. 只做有助于找回和理解的整理
如果文档难以理解，可以加一段简短结论，或把标题写得更清楚。除非读者确实需要，否则不必把整个过程重写成一篇精致的文章。
保留前检查：能看懂结果吗？能看到依据吗？能区分最终决定与探索过程吗？标题是否是你实际会搜索的表达？
让笔记保留自己的来处
脱离原始过程的摘要，可能只说明决定了什么，却没有说明为什么。让笔记与原任务相连，就能保留时间、支持材料、子任务，以及塑造结果的初衷。
条件变化时，这些来源尤其重要。某个约束下正确的决定，换一个条件可能就不适用了。看见原始背景，才能复用推理，而不是照搬结论。
按真实习惯设计查找方式
人们往往先记得情境，再想起标题。你可能记得项目、市场、客户类型，或某次决定涉及的领域。主题标签提供多条回到工作的路径；记得某个短语或任务时，搜索也能帮忙。
一开始保持浅层的主题结构。等一个主题有足够多的材料，拆分才会有意义。留意自己真正找回了什么，让知识系统适应实际使用，而不是想象中的未来需求。
最终得到的，不是所有已做之事的完整历史，而是一组数量更少、价值更集中的工作记录。在需要的时候，它们的背景仍然清晰可见。